- обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществление контроля исполнения сроков документов, их правильного оформления; -прием, обработка и своевременная регистрация входящей и исходящей документации; -предоставление в установленном порядке документов на резолюцию; -контроль правильности оформления документов; -осуществление прием и рассылку исполнителям документов с резолюцией; -формирование и подшивка входящих/исходящих документов в дела; -формирование юридических дел, ведение учета, сдача в архив; -осуществление оперативной телефонной связи клиентов с руководителями подразделений и сотрудниками; -прием, передача, регистрация телефонограмм, факсовых сообщений; -обеспечение доставки документов младшим специалистам по назначению в соответствии с поданными заявками. Так как в должностной инструкции прописано взаимозаменяемость, поэтому имею опыт работы Помощника Председателя Правления. За это время успела освоить следующую работу: -обеспечение приема, учета, регистрацию, контроль исполнения документов, предоставляемых на имя Председателя Правления сотрудниками Банка; -ведение учета поручений, требующих контроля их исполнения; -обеспечение соблюдения регламента работы Председателя Правления, при необходимости планирование рабочего дня Председателя Правления; -обеспечение своевременного участия Председателя Правления и ответственных лиц в намеченных мероприятиях; -осуществление контроля исполнения сотрудниками Банка изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Председателя Правления Банка, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение. -доведение до сведения сотрудников Банка организационно-распорядительные документы, направленные в адрес их поручения под роспись, при необходимости предоставление копии документов; -соблюдение порядка документооборота; -осуществление организацию проведения заседаний, совещаний, в том числе оперативных, конференций, встреч у Председателя Правления; -осуществление оперативной телефонной связи председателя Правления; -обеспечение рабочего места Председателя Правления необходимыми для работы материалами, документами, оборудованием, средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условиями, способствующими эффективной работе; -руководство работой Общего Отдела Управления Делами; -выполнение отдельных поручений Председателя Правления Банка по профилю финансово-хозяйственной деятельности Банка. На данном месте работы также заменяла во время отпуска Архивариуса. За это время успела освоить следующую работу: -прием и регистрация поступивших документов; -систематизация и размещение дел; -участие в разработке номенклатуры дел, проверка правильности формирования и их оформления при передаче в архив; -выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений имеющихся в документах архива. |