- ведение делопроизводства; - прием, учет, распределение телефонных звонков (Мини-АТС); - планирование рабочего дня руководителя, обеспечение необходимыми информационно справочными материалами и документами; - взаимодействие со всеми подразделениями компании и контроль исполнения поручений руководителя; - подготовка совещаний, переговоров, протоколирование; - организация поездок и командировок руководителя (заказ авиа/ жд билетов, такси, бронирование гостиниц, оформление виз и подготовка соответствующих документов); - решение юридических вопросов (подготовка документов для участия в тендерах. Заключение договоров, отслеживание выполнений обязательств по договорам и пролонгация. Составление и оформление приказов (распоряжений), согласование с юридическим отделом. Нотариальное заверение копий документов, заказ выписок из ЕГРЮЛ.); - ведение кадрового делопроизводства; (подбор персонала, собеседование, оформление приемов, переводов, оформление трудовых договоров, оформление справок с места работы, копий трудовых книжек, проверка сведений и визирование заявлений о выдаче заграничного паспорта, учет рабочего времени, составление графика отпусков, ведение кадровых документов, оформление листов нетрудоспособности); - взаимодействие с бухгалтерией (проведение платежей, подготовка выписок, начисление заработной платы, банковские операции, помощь в подготовке отчетностей в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды, разбор и сортировка документов на бумажных носителях); - взаимосвязь с контрагентами по разным вопросам (компании, банки, охранное предприятие, телефонные компании, арендодатели, курьерские службы, рекламно-производственные компании и т.д.); - хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса, организация и контроль закупок, координация работы курьера, водителя, уборщицы. |